Reducción de tiempos muertos

Un aspecto que puede hablar bien a las claras de la salud de una empresa a nivel de gestión, planificación y control es la reducción progresiva de tiempos que tienen los trabajadores sin tener tareas asignadas. ¿Cuántas veces sucede que mientras hay algunos equipos de la empresa qué tienen cargas de trabajo elevadas, otros equipos o personas específicas pueden pasar horas o días sin tener una tarea asignada?.

Me estoy refiriendo exclusivamente a la no asignación de tareas por motivos de descoordinación, mala gestión, mala planificación o también, por qué no decirlo, por la falta de actitud del trabajador (de nada vale una planificación o gestión exquisita si después el que tiene que ejecutar la tarea no responde o no indica que está disponible cuando la ha terminado). No me refiero como es lógico a la no asignación de tareas por falta de negocio (aunque en muchos casos sea factible asignar tareas no facturables, pero que pueden resultar interesantes para la empresa, como por ejemplo, desarrollos internos, esas mejoras de aplicaciones internas que nunca da tiempo a hacer, esa mejora en el framework que tantas veces se había considerado necesaria, probar ese producto que leímos en aquel blog y que nos permitiría mecanizar tal proceso, etc…).

Evidentemente no es nada fácil que una persona se vaya moviendo entre proyectos (o incluso que se ponga a trabajar en un módulo que desconoce del proyecto en el que está trabajando), ya que por regla general (sobre todo si no hay una infraestructura de desarrollo común) se necesita un período de adaptación, salvo que la tarea que se le asigne no requiera de ese aprendizaje previo (no es fácil, pero no imposible).

El control lo debe hacer el jefe de proyecto o el jefe de equipo (que puede ser perfectamente el analista principal del proyecto), el cual debe encargarse de que los parones de los miembros del equipo de proyecto sean los menores posibles, ya que por un lado provoca gastos al proyecto (al fin y al cabo un porcentaje del trabajador está asignado al proyecto) y a la empresa (que es la que asume las no ganancias o pérdidas del proyecto). Y no solo eso, ya que si hay personas que no tienen carga de trabajo asignada y otras sí, siempre surgirán las comparaciones, lo que restará por un lado productividad a los que tienen tareas que hacer y por otro también provocará que el ambiente se enturbie.

Si el jefe de proyecto (porque tenga muchos proyectos y no pueda estar al día a día de lo que ocurre en el mismo, aunque al final la cuenta económica del proyecto hablará bien a las claras de lo rentable que ha sido y de la productividad del equipo (con esto no quiero decir que si un proyecto presenta pérdidas sea por el equipo, ya que esto depende de múltiples factores)) no tiene la posibilidad de hacer un seguimiento en profundidad de la ejecución de tareas por parte del personal del proyecto, debe delegar ese seguimiento en el jefe de equipo o analista principal del proyecto. Esta figura, sí que sabrá cómo está repartida la carga y sí que podrá prever tiempos muertos, cuando los detecte, deberá informar al jefe de proyecto para que intente minimizar los tiempos muertos o si no es posible y este se prolonga permita que el trabajador pueda repartir su tiempo con otro proyecto que sí tenga necesidades de recibir algún tipo de apoyo.

 

Vía | jummp

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