La dirección de proyectos y la gerencia de operaciones en el PMBOK 5ta edición

 
Imagen de: Sensory Interative

La nueva guía del PMBOK 5ta edición del Project Management Institute (PMI), incrementa las explicaciones sobre ciertos conceptos referidos a la Gestión de Proyectos, uno de ellos, es el de la relación existente entre la Gerencia de Proyectos y la Gerencia de Operaciones.

Pmoinformatica.com “La Oficina de Proyectos de Informática”, presenta un resumen de la sección 1.5.1 de la nueva guía del PMBOK, en el cual se describen los conceptos de Gerencia de Operaciones, Gerencia de Proyectos, Diferencias entre Proyectos y Operaciones, algunos ejemplos y la participación de interesados (stakeholders) del área de operaciones en los proyectos.

La Gerencia de Operaciones

  • Es la responsable de supervisar, dirigir y controlar las operaciones de la organización. 
  • Las operaciones evolucionan conforme lo hace el día a día. 
  • Es necesaria para lograr los objetivos tácticos y estratégicos de la organización. 
  • Ejemplos: Producción, Manufactura, Contabilidad, Soporte y Mantenimiento de Software, entre otras.
  • La Gerencia de Operaciones es un área de conocimiento que no está en el alcance de la Gestión de proyectos
  • Es el área que se ocupa de la producción continua de bienes o servicios. 
  • Implica asegurar que las operaciones del negocio sean eficientes, por medio de la atención de las necesidades del cliente y un uso optimo de los recursos a su disposición. 
  • Involucra la gestión de los procesos del día a día que transforman los insumos (ej. Materiales, componentes, labor, ect.) en productos (bienes o servicios). 

Los Proyectos

  • Si están alineados con la estrategia de la organización, los proyectos son claves para el logro de los objetivos estratégicos. 
  • Las organizaciones cambian sus operaciones, productos y sistemas por medio de iniciativas estratégicas, que son implementadas por medio de proyectos. 

Las Operaciones y la Gerencia de Proyectos

  • Las operaciones son los procesos, procedimientos, infraestructura y sistemas por los cuales la organización ejecuta el día a día de sus actividades. Los Proyectos, son iniciativas orientadas a modificar en distintos grados esas operaciones, desde iniciativas puntuales para cumplir requisitos específicos hasta iniciativas que transformen a la empresa y su modelo de negocios.
  • Los cambios en las operaciones pueden ser el enfoque de proyectos a dedicación exclusiva, en especial cuando el producto o servicio que proporcionarán dichos proyectos implican cambios mayores en las operaciones. 
  • Los proyectos y las operaciones tienen puntos de encuentro en: 
    • El cierre de las fases de los proyectos, cuando se hace entrega del producto o servicio al área de operaciones.
    • Al desarrollar nuevos productos o al modificar los existentes. 
    • Al mejorar las operaciones involucradas en la producción o servicios. 
  • En estos puntos de intercepción, se da la transferencia de conocimientos entre el proyecto y el área de operaciones. Esto se da por ejemplo al principio del proyecto cuando se transfieren recursos del área de operaciones al área de proyectos, y luego al final del proyecto cuando se transfieren del proyecto a las operaciones. 
 

¿Cuál es la diferencia entre las operaciones y los proyectos?

Las operaciones son actividades continuas que producen salidas (productos) que se repiten una y otra vez. Involucran recursos que son asignados para hacer las mismas actividades de forma recurrente, según estándares que han sido institucionalizados en el ciclo de vida del producto.

A diferencia de las operaciones, los proyectos son actividades temporales, en las cuales se fabrica un producto, servicio, infraestructura, etc., haciendo después su entrega al área de operaciones.

Ejemplos de operaciones y de productos

  • Un equipo de desarrollo de software, implementa un nuevo sistema de Atención al Cliente por medio de un proyecto. Luego, este sistema es entregado al área de Atención al cliente, quienes ahora lo utilizaran en el día a día de sus operaciones. 
  • Un equipo de consultores de negocio, evalúan el proceso de logística de entrada de una empresa, producen una serie de recomendaciones en los procesos de negocio e implementan esas recomendaciones. Una vez modificados estos procesos, el personal del área de operaciones pasa a ejecutar sus operaciones según los nuevos procedimientos definidos. 
  • Un equipo de ingenieros desarrolla un nuevo producto basándose en levantamiento de información obtenida del cliente, cuando el producto está diseñado, las especificaciones son entregadas al personal de manufactura quienes procederán en sus operaciones a fabricar el nuevo producto. 
 

Participación de interesados (Stakeholders) del área de operaciones en los proyectos

Las necesidades de los interesados del área de operaciones, cuyos procedimientos de trabajo serán afectados por el proyecto, deben ser consideradas adecuadamente para asegurar el éxito.

Los Gerentes de proyecto deben considerar a los interesados del área de operaciones en todas las fases del proyecto, esto permitirá un mejor entendimiento de las necesidades reales y evitar problemas con la adopción del nuevo producto o servicio debido a omisiones.

Las necesidades de estos interesados deben ser incluidas (Registro de interesados) y su grado de influencia positivo o negativo debe ser considerado en el Plan de Gestión de Riesgos.

Ejemplos de interesados del área de operaciones

  • Operadores de planta.
  • Supervisores de línea de manufactura.
  • Personal de help desk. 
  • Analistas de soporte de sistemas en producción.
  • Representantes de atención al cliente. 
  • Vendedores. 
  • Trabajadores de mantenimiento. 
  • Personal de tele ventas. 
  • Personal de call center. 
  • Personal de tiendas. 
  • Gerentes de línea.
  • Supervisores de entrenamiento.

Vía: pmoinformatica.com

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